Урок № 3. «Довідка»

Довідка — це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;
службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;
внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки

1.Адресат (назва міністерства, відомства, установи).
2.Назва документа.
3.Дата.
4.Місце укладання документа.
5.Заголовок до тексту.
6.Текст.
7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.
8.Печатка.

Урок № 2. «Документи щодо особового складу: заява, автобіографія, резюме»

1. Заява — це офіційне повідомлення в письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Реквізити:

1. Адресат.

2. Дані заявника.

3. Назва виду документу.

4. Текст.

4а. Додатки.

5. Дата.

6. Підпис.

2. Автобіографія — опис свого життя.

Реквізити:

1. Назва виду документу.

2. Прізвище, ім’я, по батькові.

3. Текст (дата народження, місце народження, відомості про навчання, про трудову діяльність, про громадську роботи, ситслі відомості про склад сім’ї).

4. Дата.

5. Підпис.

3. Резюме — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Реквізити:

1. Назва виду документу.

2. Прізвище, ім’я по батькові особи, яка складає резюме.

3. Мета складання резюме.

4. Адреса, телефон.

5. Сімейний стан.

6. Дата народження.

7. Досвід роботи.

8. Освіта.

9. Знання мов.

10. Технічні навички

11. Додаткові дані (сертифікати, курси, тренінги тощо).

12. Особисті якості.

Із тексту резюме має вимальовуватись образ автора — досвідченого, надійного, чесного працівника.

Урок 1. Поняття про документ. Класифікація документів.

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення

оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).

Реквізити документу:

№ з/п

Реквізит

Розташування та правила оформлення

1

2

3

1.

Державний герб України

Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2.

Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3.

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4.

Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5.

Код форми документа

У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

 

7.

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу

У верхньому лівому кутку.

8.

Назва структурного підрозділу

У лівому верхньому кутку

9.

Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку

У верхньому лівому кутку

10.

Назва виду документу

Зліва або посередині сторінки (крім листів)

11.

Дата

Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва.

Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати

12.

Індекс

У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007

13.

Посилання на індекс та дату вхідного документу.

У верхній частині документу: дата та індекс:

на № 36-10/27 від 10.03.2009 р.

14.

Місце укладання документа

У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту.

15.

Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО»

16.

Адресат

З правого боку у верхній частині документу

17.

Гриф затвердження

У верхній правій частині документу

18.

Резолюція

Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа.

У правому верхньому кутку.

19.

Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»).

20.

Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль»

21.

Текст

Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів:

— вступ;

— доказ;

— закінчення.

22.

Відмітка про наявність додатків

Частіш за все наприкінці тексту документу

23.

Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять:

— найменування посади (з лівого боку);

— підпис (між назвою посади і прізвищем);

— ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч)

24.

Гриф погодження

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис»

25.

Віза

Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа)

26.

Печатка

Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ.

27.

Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії.

28.

Прізвище виконавця та номер телефону

Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29.

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа

30.

Відмітка про наявність документа в електронній формі

 

Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

31.

Відмітка про надходження

Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.

 

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.

За місцем виникнення:

внутрішні — адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач;

зовнішні — адресуються керівникові вищої організації.

Поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Різновидом ініціативної доповідної записки є пропозиція — довідково-інформаційний документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань.

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника.

Реквізити:

1. Посада прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання документа.

В межах установи оформлюється на звичайному аркуші паперу.

Аркуш: А4, поля: ліве — 35 мм, праве — 8 мм, верхнє, нижнє — 20 мм, нумерація починається з другої сторінки.